Rekisterinpitäjä

Nimi: Oral Hammaslääkärit Oyj
Y-tunnus: 0967828-0
Posti- ja käyntiosoite: Tekniikantie 4 A, 02150 Espoo
Puhelin: 010 400 3010 (vaihde)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sara Mäki-Kala
Sähköposti: rekrytointi@oral.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Nimi: Sanna Elomaa
Sähköposti: tietosuojavastaava@oral.fi

Rekisterin nimi

Oral-konsernin rekrytointirekisteri (Jobilla)

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön (ml. itsenäisten ammatinharjoittajien) rekrytointi Oral-konserniin. Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (kuten työnhakijan hakemuksen käsittely sekä henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit) ja Oralin oikeutettuun etuun (kuten rekrytointiprosessin toteuttaminen).

Rekisteröityjen ryhmät

Oral-konsernin työnhakijat (ml. itsenäiset ammatinharjoittajat)

Rekisterin tietosisältö

Rekrytointirekisteri sisältää seuraavia työhönottoprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:

Perustiedot:

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (kuten esimerkiksi postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)

Hakemukseen liittyvät ja työhönottoprosessin aikana kerätyt tiedot:

  • työnhakijan kelpoisuuden, soveltuvuuden ja osaamisen arviointiin liittyvät tiedot, kuten aiempi työkokemus, koulutustausta, kielitaito ja muu osaaminen
  • työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot
  • palkkatoive
  • paikkakunta, jolla työnhakija on kiinnostunut työskentelemään
  • työnhakijan halukkuus työskennellä Oralissa
  • haettavaa työtehtävää koskevat tiedot
  • kanava, jota kautta työnhakija sai tietää työnhakuilmoituksesta
  • työhönottoprosessin aikana muodostuvat tiedot, kuten haastattelumuistiinpanot, henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tie-dot sekä työhönottoprosessin etenemiseen ja valintaan liittyvät tiedot
  • mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti työnhakijalta itseltään. Tietoja voidaan saada myös työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta ja suunterveydenhoitoalaan liittyvistä julkisista rekistereistä (kuten sosiaali- ja terveydenhuollon am-mattihenkilöiden keskusrekistereistä). Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessin aikana tallennetuista tiedoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.

Oral voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia rekrytointipalveluiden sekä henkilö- ja soveltuvuusarviointien osalta, kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia. Tällöin Oral sitoutuu huolehtimaan, että palvelun-tarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi.

Rekrytointirekisterin teknisenä alustana toimii selainpohjainen rekrytointi-järjestelmä, jonka toimittaja (Jobilla Oy) vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:   Jobilla-rekrytointijärjestelmän tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Euroopassa. Rekrytointijärjestelmässä olevaa tietoa ei säännönmukaisesti käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulko-puolella. Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tieto-turva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Selainpohjaisen rekrytointijärjestelmän palveluntarjoaja (Jobilla Oy) vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuu-luvat esimerkiksi palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Rekrytointijärjestelmän tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla. Rekrytointijärjestelmän ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu rekrytointia hoitaville henkilöille. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjä-tunnus ja salasana järjestelmään. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tietojen säilytysaika

Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuu-kautta rekrytointipäätöksen tekemisestä lukien.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus
Työnhakijalla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty Oralin rekrytointirekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Työnhakijalla on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Oikaisupyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon poistamista
Työnhakijalla on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esimerkiksi lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Työnhakijalla on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin tietojen käsittely perustuu Oralin oikeutettuun etuun. Lisäksi työnhakijalla on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tietyin edellytyksin. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta ja/tai vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Työnhakijalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus siirtää tiedot
Työnhakijalla on oikeus pyytää Oralille toimittamiensa itseään koskevien henkilötietojensa siirtämistä koneellisesti luettavassa muodossa. Siirtopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle
Työnhakijalla on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

 

Laadittu 16.6.2021