Rekisterinpitäjä

Nimi: Oral Hammaslääkärit Oyj
Y-tunnus: 0967828-0
Posti- ja käyntiosoite: Tekniikantie 4 A, 02150 Espoo
Puhelin: 010 400 3010 (vaihde)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sanna Elomaa
Sähköposti: tietosuojavastaava@oral.fi

Rekisterin nimi

Oral-konsernin rekrytointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön (ml. itsenäisten ammatinharjoittajien) rekrytointi Oral-konserniin. Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (kuten työnhakijan hakemuksen käsittely sekä henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit) ja Oralin oikeutettuun etuun (kuten rekrytointiprosessin toteuttaminen).

Rekisteröityjen ryhmät

Oral-konsernin työnhakijat (ml. itsenäiset ammatinharjoittajat)

Rekisterin tietosisältö

Rekrytointirekisteri sisältää seuraavia työhönottoprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:

Perustiedot:
• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• syntymäaika
• käyttäjätunnus ja salasana palveluun

Hakemukseen liittyvät ja työhönottoprosessin aikana kerätyt tiedot:

• työnhakijan kelpoisuuden, soveltuvuuden ja osaamisen arviointiin liittyvät tiedot, kuten aiempi työkokemus, koulutustausta, kielitaito ja muu osaaminen
• työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot
• palkkatoive
• haettavaa työtehtävää koskevat tiedot
• työhönottoprosessin aikana muodostuvat tiedot, kuten haastattelumuistiinpanot, henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot sekä työhönottoprosessin etenemiseen ja valintaan liittyvät tiedot
• mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot

Edellä mainittujen tietojen lisäksi rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• vastaanottajan sähköpostiosoite, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille”-toiminnolla
• vastaanottajan sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, jos avoimista työpaikkailmoituksista tilataan automaattinen ilmoitus “Hakuvahti”-toiminnolla

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti työnhakijalta itseltään. Tietoja voidaan saada myös työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta ja suunterveydenhoitoalaan liittyvistä julkisista rekistereistä (kuten sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekistereistä). Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessin aikana tallennetuista tiedoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.

Oral voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia rekrytointipalveluiden sekä henkilö- ja soveltuvuusarviointien osalta, kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia. Tällöin Oral sitoutuu huolehtimaan, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi.

Rekrytointirekisterin teknisenä alustana toimii sähköinen rekrytointijärjestelmä (LAURA™-palvelu), jonka toimittaja (LAURA Rekrytointi Oy) vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. LAURA Rekrytointi Oy on suomalainen palvelu, jonka sijaintipaikka on Suomi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Sähköisen rekrytointijärjestelmän tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Sähköisessä rekrytointijärjestelmässä olevaa tietoa ei säännönmukaisesti käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisen rekrytointijärjestelmän palveluntarjoaja (LAURA Rekrytointi Oy) vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esimerkiksi palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Rekrytointijärjestelmän tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla. Sähköisen rekrytointijärjestelmän ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu rekrytointia hoitaville henkilöille. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tietojen säilytysaika

Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta hakemuksen jättämisestä lukien.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti sähköisesti LAURA™-palvelun hallintaliittymän avulla. Hallintaliittymään kirjaudutaan hakemuksen tallentamisen yhteydessä muodostuneilla käyttäjätunnuksilla. Alla on tarkemmin selostettu rekisteröidyn oikeuksia.

Tarkastusoikeus
Työnhakijalla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty Oralin rekrytointirekisteriin. Tarkastaminen tapahtuu kirjautumalla LAURA™-palvelun hallintaliittymään. Mikäli tietojen tarkastaminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi työnhakija osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Työnhakijalla on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu LAURA™-palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi työnhakija osoittaa kirjallisen oikaisupyynnön rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon poistamista
Työnhakijalla on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esimerkiksi lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistaminen tapahtuu LAURA™-palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tiedon poistamista ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta, voi työnhakija osoittaa kirjallisen poistopyynnön rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Työnhakijalla on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin tietojen käsittely perustuu Oralin oikeutettuun etuun. Lisäksi työnhakijalla on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tietyin edellytyksin. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta ja/tai vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Työnhakijalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus siirtää tiedot
Työnhakijalla on oikeus pyytää Oralille toimittamiensa itseään koskevien henkilötietojensa siirtämistä koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä tapahtuu LAURA™-palvelun hallintaliittymän kautta tai olemalla kirjallisesti yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle
Työnhakijalla on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

 

Laadittu 23.5.2018