Personuppgiftsansvarig

Namn: Oral Hammaslääkärit Abp
FO-nummer: 0967828-0
Post- och besöksadress: Teknikvägen 4 A, 02150 Esbo
Telefon: 010 400 3010 (växel)

Kontaktperson i ärenden som gäller registret:

Namn: Sanna Elomaa
E-post: tietosuojavastaava@oral.fi

Registrets namn

Oral-koncernens rekryteringsregister (LAURA)

Syftet med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att rekrytera personal (inkl. självständiga yrkesutövare) till Oral-koncernen. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke (till exempel behandling av den sökandes ansökan samt person- och lämplighetsbedömningar) och Orals berättigade intresse (till exempel genomförande av rekryteringsprocessen).

Kategorier av registrerade

Personer som söker arbete hos Oral-koncernen (inkl. självständiga yrkesutövare)

Registrets datainnehåll

Rekryteringsregistret innehåller följande personuppgifter om den sökande vilka med tanke på rekryteringsprocessen och arbetsuppgiften är nödvändiga:

Grundläggande uppgifter:
• för- och efternamn
• kontaktuppgifter (postadress, e-postadress och telefonnummer)
• födelsedatum
• användarnamn och lösenord till tjänsten

Uppgifter som gäller ansökan och som samlats in under rekryteringsprocessen:

• uppgifter om bedömning av den sökandes behörighet, lämplighet och kompetens, såsom tidigare arbetserfarenhet, utbildning, språkkunskaper och andra kunskaper
• uppgifter i arbetsansökan och meritförteckningen
• löneanspråk
• uppgifter om den sökta befattningen
• uppgifter som uppstår under rekryteringsprocessen, såsom intervjuanteckningar, uppgifter om person- och lämplighetsbedömningar samt uppgifter om rekryteringsprocessen och valet
• eventuella andra uppgifter som erhållits av den sökande

Utöver ovannämnda uppgifter kan registret innehålla följande uppgifter:

• mottagarens e-postadress om den sökande skickar en länk till platsannonsen med hjälp av funktionen ”Kerro kaverille” (”Berätta för en kompis”)
• mottagarens e-postadress och de sökvillkor som använts för att beställa ett automatiskt meddelande om lediga platser med hjälp av funktionen ”Hakuvahti” (”Sökvakt”).

Registrets regelmässiga informationskällor

Uppgifterna erhålls i första hand av den sökande. Uppgifter kan även fås av de referenser som den sökande angett samt från offentliga register inom munhälsovården (såsom centralregistren över yrkesutbildade personer inom socialvården och hälso- och sjukvården). Dessutom innehåller registret uppgifter som sparats under rekryteringsprocessen.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Personuppgifter lämnas inte ut regelmässigt.

Oral kan anlita utomstående aktörer för rekrytering samt person- och lämplighetsbedömningar (till exempel rekryteringskonsulter och bedömare med expertkompetens). Då förbinder sig Oral till att säkerställa att tjänsteleverantören endast behandlar personuppgifterna i den utsträckning det är nödvändigt för att genomföra tjänsten.

Den tekniska plattformen för rekryteringsregistret är ett elektroniskt rekryteringssystem (tjänsten LAURA™), vars leverantör (LAURA Rekrytointi Oy) ansvarar för registrets tekniska genomförande och är således personuppgiftsbiträde. LAURA Rekrytointi Oy är en finländsk tjänst som är belägen i Finland.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

De servrar som det elektroniska rekryteringssystemet använder för behandling av uppgifter ligger i Finland. Uppgifterna i det elektroniska rekryteringssystemet behandlas inte regelmässigt utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Uppgifterna kan emellertid överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, till exempel om en person som deltar i rekryteringen befinner sig utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Även då säkerställs informationssäkerheten för de uppgifter som behandlas med hjälp av krypterade förbindelser.

Principer för skydd av registret

Leverantören av det elektroniska rekryteringssystemet (LAURA Rekrytointi Oy) ansvarar för det tekniska skyddet av uppgifterna i registret, vilket innebär bland annat tjänstens interna informationssäkerhet, passerkontroll, uppdateringar som förbättrar informationssäkerheten för programmen samt säkerhetskopiering. Utöver interna test testas informationssäkerheten för rekryteringssystemet även med hjälp av informationssäkerhetskontroller utförda av tredje part. Kommunikationen mellan det elektroniska rekryteringssystemet och användarens webbläsare är alltid skyddad med stark kryptering.

Endast de personer som sköter rekryteringen har tillgång till uppgifterna i registret. Alla personer som använder registret har personliga användarnamn och lösenord till systemet. Dessa personer binds av tystnadsplikt.

Lagringstid för uppgifterna

Personuppgifterna om de sökande lagras i tjugofyra (24) månader från den dag ansökan lämnats in.

Den registrerades rättigheter

De registrerades rättigheter genomförs i första hand elektroniskt med hjälp av hanteringsgränssnittet i tjänsten LAURA™. Man loggar in i hanteringsgränssnittet med det användarnamn som skapats när man sparat sin ansökan. Nedan finns en närmare beskrivning av den registrerades rättigheter.

Rätt till tillgång
Den sökande har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som är registrerade i Orals rekryteringsregister. Den sökande får tillgång till uppgifterna genom att logga in i hanteringsgränssnittet i tjänsten LAURA™. Om det inte är möjligt att kontrollera uppgifterna via hanteringsgränssnittet, kan den sökande lämna in en skriftlig begäran om tillgång till registrets kontaktperson.

Rätt till rättelse
Den sökande har rätt att kräva rättelse av felaktiga eller bristfälliga personuppgifter om honom eller henne. Den sökande kan rätta uppgifterna i hanteringsgränssnittet i tjänsten LAURA™. Om det inte är möjligt att rätta uppgifterna via hanteringsgränssnittet, kan den sökande lämna in en skriftlig begäran om rättelse till registrets kontaktperson.

Rätt till radering
Den sökande har rätt att kräva att de uppgifter som lagrats om honom eller henne raderas om det inte finns någon grund för lagringen (till exempel lagstadgad besvärstid för ett urvalsbeslut). Uppgifterna kan raderas via hanteringsgränssnittet i tjänsten LAURA™. Om det inte är möjligt att radera uppgifterna via hanteringsgränssnittet, kan den sökande lämna in en skriftlig begäran om radering till registrets kontaktperson.

Rätt att kräva begränsning av behandlingen av uppgifter eller rätt att göra invändningar mot behandlingen
Den sökande har rätt att av skäl som hänför sig till hans eller hennes specifika situation göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter, till den del behandlingen grundar sig på Orals berättigade intresse. Dessutom har den sökande rätt att under vissa förutsättningar be om begränsning av behandlingen av sina uppgifter. En skriftlig begäran om begränsning av behandlingen och/eller en invändning mot behandling av personuppgifter ska lämnas till registrets kontaktperson.

Rätt att återkalla sitt samtycke till behandling av personuppgifter
Den sökande har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter. Samtycket kan återkallas genom en skriftlig begäran till registrets kontaktperson.

Rätt till dataportabilitet
Den sökande har rätt att be att de personuppgifter som han eller hon lämnat till Oral överförs i maskinläsbart format. Detta sker via hanteringsgränssnittet i tjänsten LAURA™ eller genom att skriftligen kontakta registrets kontaktperson.

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet
Den sökande har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet (dataombudsmannen) över missförhållanden i behandlingen av personuppgifter.

 

Utarbetad 23 maj 2018