När du bokar en tid och besöker mottagningen samlar vi in information om dig som vi behöver för att kunna planera, ordna, genomföra och följa upp din vård. Dina uppgifter behandlas konfidentiellt och de överlämnas inte till utomstående på annat sätt än vad som anges i denna beskrivning. Information som samlas in under vårdperioden förvaras den tid lagen kräver och de förvaras i ett patientinformationssystem som uppfyller kraven enligt lag. Du har rätt att få tillgång till de uppgifter som vi har om dig. Instruktioner för hur du kan lämna in en begäran om tillgång och utöva dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen hittar du här. Dina uppgifter används för elektronisk direktmarknadsföring av Orals tjänster endast om du har gett ditt samtycke till detta.

De gemensamt personuppgiftsansvarigas uppgifter

Oral Hammaslääkärit Abp, dess dotter- och systerbolag samt de yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården som arbetar i Orals lokaler, antingen som självständiga yrkesutövare eller via andra företag.

Oral Hammaslääkärit Abp
Teknikvägen 4 A
02150 Esbo

Dataskyddsombud: Koncernjurist Sanna Elomaa
e-post tietosuojavastaava@oral.fi

Syftet med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas främst för att planera, ordna, genomföra och följa upp vården för att vi ska kunna garantera att du får bästa möjliga vård. Dessutom används dina uppgifter för kundkommunikation, administration och uppföljning av kundrelationen, fakturering samt för övervakning och inkasso av betalningar. Vid behov används dina uppgifter även för att planera och utveckla serviceverksamheten,
för att analysera och föra statistik över affärsverksamheten samt för att kontrollera kreditupplysningar. Dessutom behandlas dina personuppgifter i kundservice- och marknadsföringssyfte på det sätt som beskrivs nedan.

Med patientuppgifter avses patientjournaler, undersökningsuppgifter och andra personuppgifter som har samlats in när vården har ordnats, genomförts och följts upp. Insamlingen av patientuppgifter grundar sig på den rättsliga skyldighet som har fastställts för verksamhetsenheter inom hälso- och sjukvården (lagen om patientens ställning och rättigheter, den så kallade patientlagen).

Insamlingen av andra personuppgifter än patientuppgifter grundar sig antingen på ett avtalsförhållande, berättigat intresse (såsom kundrelation eller prenumeration på Orals nyhetsbrev) eller på ett samtycke du gett i samband med tidsbeställning, på en blankett med förhandsuppgifter eller på annat sätt.

Tidsbeställning

När du beställer tid till Oral ber vi dig om uppgifter som behövs för att vi ska kunna ordna ditt besök och din vård. Insamlingen av uppgifter grundar sig på det vårduppdrag som du har gett oss: de uppgifter vi ber om i samband med din tidsbeställning är nödvändiga för ordnandet av ditt besök. Vi behöver personbeteckningen för att kunna identifiera patienterna och för att kunna säkerställa att de patientuppgifter som uppkommer på mottagningen registreras för rätt patient.

Utöver en tidsbeställning på mottagningen eller per telefon kan du också beställa tid via nättjänsten MinOral. Logga in i MinOral med dina nätbankskoder (Tupas) så verifieras din identitet. Du kan även göra en tidsbeställning på vår webbplats eller via Orals chatt utan att logga in i tjänsten MinOral.

Förhandsuppgifter

Vid ditt första vårdbesök hos Oral ber vi dig fylla i en blankett med förhandsuppgifter där vi ber dig svara på frågor som rör ditt hälsotillstånd. I förhandsuppgifterna kan du även ange orsaken till besöket och dina symptom. Förhandsuppgifterna behövs för att kunna planera och genomföra vården och uppgifternas riktighet kontrolleras åtminstone i början av varje vårdperiod.

Du kan fylla i förhandsuppgifterna före ditt vårdbesök, antingen elektroniskt via nättjänsten MinOral eller på den pappersblankett du får från mottagningen. De elektroniska uppgifterna överförs på ett säkert sätt via en krypterad anslutning från nättjänsten MinOral till patientinformationssystemet, där de bildar en del av dina patientuppgifter. Vårdpersonalen ser till att uppgifterna på den pappersblankett som har fyllts i på mottagningen införs i patientinformationssystemet.

På mottagningen

Under ditt vårdbesök antecknar den behandlande tandläkaren eller munhygienisten uppgifter som rör ditt hälsotillstånd för diagnostisering samt planering och ordnande av din vård. Dessa uppgifter är i patientlagen avsedda patientuppgifter och lagras i Orals patientinformationssystem. Även dina röntgenbilder tagna hos Oral, resultaten av laboratorieprov och annan information som behövs för en diagnos lagras i Orals patientinformationssystem eller i ett särskilt avbildningssystem.

Kallelse till vård efter besöket

Efter att din vårdperiod har avslutats kommer den behandlande tandläkaren eller munhygienisten överens med dig om lämplig undersöknings- eller vårdintervall enligt ditt personliga vårdbehov. Du kan själv välja hur du kontaktas i samband med kallelsen till vård. Om du vill ändra sättet du helst vill bli kontaktad på eller om du inte vill att vi kontaktar dig kan du kontakta vår kundtjänst.

Fakturering

För faktureringen behöver vi dina kontaktuppgifter, uppgifter om innehållet i och tidpunkten för ditt vårdbesök, din personbeteckning och dina faktureringsuppgifter. Vid företagsfakturering (till exempel tandvård inom företagshälsovård) och för att kunna bevilja avtalsförmåner utnyttjar vi även arbetsgivaruppgifter. Faktureringsuppgifter omfattar även uppgifter om fakturamottagare och faktureringsadress i de fall fakturan betalas av någon annan än patienten själv. Dessutom omfattar faktureringsuppgifterna information om rabatter och FPA-ersättningar.

Marknadsföring och hur den riktas

Oral använder i enlighet med ditt samtycke information om din kundrelation och/eller din vårdhistoria för marknadsföring efter dina behov. Den innefattar aktuell information om din vård och/eller de förmåner och erbjudanden som Oral tillhandahåller.

Vi använder information om boningsort för regional marknadsföring i sociala medier och reklam på webben samt för direktpostning och e-postmeddelanden. Vi inriktar meddelandena enligt de uppgifter om orsaken till besöket som vi har fått i samband med tidsbeställningen för att vi ska kunna erbjuda dig lämplig information och personliga förmåner som intresserar dig mest vid den valda tidpunkten.
Med kundens samtycke utnyttjar vi även den information om kundens intresseområden som kunden angett för att vi ska kunna erbjuda lämplig information och erbjudanden i de meddelanden och den reklam som skickas till kunden via elektroniska eller andra kanaler.

Kunduppgifterna används även för att kartlägga kundrespons och kundnöjdhet samt för att
kunna genomföra marknadsundersökningar och enkäter. Efter ditt vårdbesök skickar vi dig en
kundnöjdhetsenkät.

Uppdatering av uppgifterna

Riktigheten för dina kontaktuppgifter säkerställs när du kommer till mottagningen. Med hjälp av rätta och aktuella kontaktuppgifter kan vi säkerställa att uppgifterna om ditt hälsotillstånd inte av misstag hamnar i fel händer. Du kan även själv uppdatera dina kontaktuppgifter och andra uppgifter direkt via nättjänsten MinOral eller genom att ringa vår kundtjänst.

Vi ser till att våra kunduppgifter är aktuella och korrekta genom att regelbundet uppdatera dem utifrån Befolkningsregistercentralens register via vår samarbetspartner Fonecta.

Om du inte vill att dina uppgifter ska överlåtas från Befolkningsregistercentralen för uppdatering av Orals kundregister, kan du förbjuda överlåtandet via Befolkningsregistercentralens e-tjänst.

Säkerhet vid behandling av patientuppgifter

Endast personer som deltar i planeringen, ordnandet, genomförandet och uppföljningen av din vård behandlar dina patientuppgifter. Yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården samt våra övriga anställda har tystnadsplikt vad gäller all information de får tillgång när de behandlar patienter. Dina patientuppgifter förvaras i elektroniska system som endast personer som deltar i planeringen, ordnandet,
genomförandet och uppföljningen av din vård har tillgång till. Alla personer som använder datasystem som innehåller patientuppgifter har ett personligt användarnamn och lösenord. Varje gång någon läser, ändrar eller raderar dina patientuppgifter registreras en loggmarkering som du har rätt att be att få se.

Allmänt dataskydd

Alla anställda hos Oral har utbildats för att säkerställa dataskyddet och informationssäkerheten. Utbildningarna utgör även en del av introduktionen för nya anställda. Genom utbildningar ökas de anställdas förståelse för betydelsen av dataskydd och informationssäkerhet samt deras kunskaper om de praktiska åtgärder med vilka man säkerställer att patienternas rättigheter uppfylls.

De datasystem som används i det dagliga arbetet samt de virusprogram som skyddar arbetsstationerna uppdateras regelbundet. Arbetsstationerna låses automatiskt när de inte används och de är skyddade med lösenord. Arbetet sker på Orals intranät, som är skyddat mot extern trafik med hjälp av brandväggar och spärrprogram mot virus och annan skadlig programvara.

Patienternas elektroniska handlingar förvaras i informationssäkra datasystem och handlingarna i pappersformat förvaras i låsta utrymmen.

Utlämnande av uppgifter

Vi varken säljer, hyr ut eller överlåter dina personuppgifter till tredje part i något annat fall än vad som anges i denna beskrivning.

Lagstadgade begäranden

Dina patientuppgifter kan med stöd av 13 § i patientlagen utlämnas till bland annat domstol, annan myndighet eller organisation som enlig lag har rätt att få tillgång till uppgifterna (till exempel polisen eller försäkringsbolag) eller för forskningsändamål.

FPA

Oral kan ansöka om ersättning från FPA för din räkning. Då skickas till FPA information om de åtgärder som har vidtagits under vårdbesöket och som berättigar till ersättning från FPA samt information om remisser.

Yrkesutbildade personer och serviceproducenter inom hälso- och sjukvården

I samband med tidsbeställningen förbinder du dig till att låta den vårdpersonal som deltar i din vård se dina uppgifter. Orals tandläkare och munhygienister har antingen ett anställningsförhållande eller de kan arbeta som självständiga yrkesutövare eller via egna företag. Oberoende av samarbetsförhållandet sparas alla patientuppgifter i det patientinformationssystem som administreras av Oral och som vårdpersonalen använder vid
behandlingen av dina uppgifter. Du har rätt att begränsa tillgången till dina uppgifter mellan olika aktörer genom att kontakta vår kundtjänst. En begränsad tillgång till uppgifterna rekommenderas dock inte eftersom detta i värsta fall kan orsaka allvarliga risker för patientsäkerheten.

Uppgifter om S-Förmånskortet

Oral är en av S-gruppens samarbetspartner, vilket innebär att du kan samla bonus med hjälp av Orals tandvårdstjänster om du betalar tandvården på plats och visar upp ditt S-Förmånskort vid betalningen.

Genom att visa upp ditt S-Förmånskort ger du ditt samtycke till att Oral meddelar S-gruppen slutsumman och betalningstidpunkten för de vårdkostnader för munhälsa du har betalat till Oral så att de kan beräkna din bonus.

Överföring av uppgifter till tredjeländer

Vi överför inte dina personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Förvaringstider

Vi förvarar dina uppgifter endast så länge det är nödvändigt för att kunna genomföra ändamålet med insamlingen av uppgifter i enlighet med gällande lagstiftning.

Förvaringstiden för patientuppgifter är fastställd i lag (social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar). I regel förvaras dina patientuppgifter i 12 år efter att du har avlidit eller 120 år från ditt födelsedatum om det inte finns några uppgifter om dödsdatum.

Logginformation som rör patientuppgifter förvaras enligt lag minst 12 år efter det att loggen har skapats.

Dina kunduppgifter förvaras fem år från din senaste tidsbeställning eller ditt senaste besök på mottagningen. Samtalsinspelningar och chattmeddelanden förvaras i ett år. Patientuppgifter som har uppkommit under din vård förvaras dock enligt lag under din livstid på ovan nämnda sätt.

Behandlade uppgifter som behövs för fakturering förvaras den tid som har fastställts i bokföringslagen.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång
Du har rätt att kontrollera vilka uppgifter Oral har om dig.

Rätt till rättelse
Du har rätt att be om att dina personuppgifter rättas eller att själv rätta dem i tjänsten MinOral.
Uppgifter i patientjournalen kan endast rättas om de är felaktiga.

Rätt till radering
I enlighet med dataskyddsförordningen har du i vissa fall rätt att få dina uppgifter raderade.
Du kan begära att dina kunduppgifter raderas om du inte har en gällande vårdplan, kommande tider som beställts enligt planen eller obetalda fakturor.

Oral har dock en rättslig skyldighet att åtminstone under din livstid förvara de patientuppgifter som har uppkommit under vårdperioden. Därför kan vi inte uppfylla begäranden om att radera patientuppgifter.

Övriga rättigheter
I enlighet med dataskyddsförordningen har du rätt att göra invändningar mot behandling av dina uppgifter eller begära att behandlingen begränsas eller att dina uppgifter överförs från en personuppgiftsansvarig till en annan.

Dessutom har du rätt att förbjuda att uppgifter som rör dig används för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar eller profilering. Ett sådant förbud kan aktiveras när som helst genom att till exempel dra sig ur postningslistan enligt anvisningarna i reklammeddelandet.

Ta kontakt
För att kunna genomföra dessa rättigheter och de övriga rättigheterna i artiklarna 12–22 i dataskyddsförordningen ber vi att du kontaktar vår centraliserade kundtjänst eller tandläkarstationens personal.

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet
Du har rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå om du upplever att dina rättigheter och friheter gällande personuppgifter har kränkts.Anvisningar för hur du gör en anmälan hittar du på dataombudsmannens webbplats: www.tietosuoja.fi.

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet
Du har rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå om du upplever att dina rättigheter och friheter gällande personuppgifter har kränkts. Anvisningar för hur du gör en anmälan hittar du på dataombudsmannens webbplats: www.tietosuoja.fi.