Personuppgiftsansvarig

Namn: Oral Hammaslääkärit Abp
FO-nummer: 0967828-0
Post- och besöksadress: Teknikvägen 4 A, 02150 Esbo
Telefon: 010 400 3010 (växel)

Kontaktperson i ärenden som gäller registret:

Namn: Sanna Elomaa
E-post: tietosuojavastaava@oral.fi

Registrets namn

Oral-koncernens företagskund- och beslutsfattarregister

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på Orals berättigade intresse (till exempel direktmarknadsföring) samt på avtalet mellan Oral och företagskunden.

Syftet med behandling av personuppgifter

Personuppgifterna i registret används för följande ändamål:

• skötsel, underhåll, utveckling, analys och statistikföring av avtalsrelationen mellan Oral och företagskunden
• kundkommunikation
• direktmarknadsföring (inkl. elektroniska nyhetsbrev)
• riktad annonsering på nätet
• profilering av registrerade för att kunna rikta marknadsföringen bättre
• genomförande av opinions- och marknadsföringsundersökningar
• ordnande av försäljnings- och marknadsföringsevenemang
• ordnande av tävlingar och lotterier i marknadsföringssyfte
• planering och utveckling av Orals affärsverksamhet och tjänster.

Kategorier av registrerade

Befintliga och potentiella företags- och samfundskunders beslutsfattare och kontaktpersoner

Registrets datainnehåll

Registret kan innehålla följande personuppgifter:

• namn
• titel, yrkesbeteckning, ställning eller uppgift i företaget
• företagets namn
• kontaktuppgifter (postadress, e-postadress och telefonnummer)
• ålder, födelseår, kön, modersmål och servicespråk
• uppgifter från LinkedIn-profil
• samtycken och förbud gällande direktmarknadsföring
• intresseområden (till exempel den registrerades yrkesmässiga intressen) och profileringsuppgifter
• information om kontakten mellan Oral och den registrerade (till exempel e-postmeddelanden, webbdiskussioner, elektroniska blanketter, chattmeddelanden och inspelningar av samtal)
• information om marknadsföring och säljfrämjande åtgärder (till exempel marknadsföringsåtgärder riktade till den registrerade samt deltagande i evenemang)
• eventuella andra uppgifter som erhållits av den registrerade.

Registrets regelmässiga informationskällor

Uppgifterna fås i huvudsak av den registrerade själv till exempel per telefon, via webben, på möten eller i andra sammanhang samt vid ingående av avtal och under avtalsrelationen.

Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras via allmänt tillgängliga informationskällor såsom företagets webbplats, handelsregistret, andra offentliga och privata register samt olika tjänsteleverantörer (till exempel Suomen Asiakastieto Oy och Bisnode Finland Oy).).

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Personuppgifter utlämnas inte regelmässigt till utomstående aktörer.

Oral kan anlita utomstående tjänsteleverantörer till exempel för genomförande av marknadsföring. Då förbinder sig Oral till att säkerställa att tjänsteleverantören endast behandlar personuppgifterna i den utsträckning det är nödvändigt för att genomföra tjänsten.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principer för skydd av registret

Registrets uppgifter lagras i datasystem där både tekniska och programmässiga metoder används för att säkerställa informationssäkerheten. Alla personer som använder registret har personliga användarnamn och lösenord till systemet. Endast utsedda personer har tillgång till uppgifterna i registret, i den omfattning deras arbetsuppgifter förutsätter detta.

Lagringstid för uppgifterna

Personuppgifterna lagras i företagskundregistret så länge som de behövs för att genomföra registrets syfte med hänsyn till de förvaringstider som bestäms enligt lag (till exempel i bokföringslagen och lagen om förskottsuppbörd). Utgångspunkten är att uppgifterna lagras i fem (5) år efter att kundrelationen/avtalsrelationen har upphört (förutom till den del lagen förutsätter att uppgifterna förvaras längre).

Personuppgifterna i beslutsfattarregistret lagras permanent, inom lagens ramar. Oral bedömer regelbundet behovet av lagring och vidtar även rimliga åtgärder för att säkerställa att de personuppgifter om den registrerade som är föråldrade eller felaktiga eller som inte är förenliga med syftet med behandlingen inte lagras i registret.

Den registrerades rättigheter

Rätt till tillgång
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som är registrerade i Orals marknadsföringsregister. En skriftlig begäran om tillgång ska lämnas till registrets kontaktperson.

Rätt till rättelse
Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga eller bristfälliga personuppgifter om honom eller henne. En skriftlig begäran om rättelse ska lämnas till registrets kontaktperson.

Rätt till radering
Den registrerade har rätt att kräva att de uppgifter som lagrats om honom eller henne raderas om det inte finns någon grund för lagringen. En skriftlig begäran om radering ska lämnas till registrets kontaktperson.

Rätt att kräva begränsning av behandlingen av uppgifter eller rätt att göra invändningar mot behandlingen
Den registrerade har rätt att göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter eller begära begränsning av behandlingen. En skriftlig begäran om begränsning av behandlingen och/eller en invändning mot behandling av personuppgifter ska lämnas till registrets kontaktperson.

Rätt att återkalla sitt samtycke till behandling av personuppgifter
Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke till behandlingen. Samtycket kan återkallas genom en skriftlig begäran till registrets kontaktperson.

Rätt att förbjuda användning av personuppgifter för direktmarknadsföring
Den registrerade har rätt att förbjuda att uppgifter om honom eller henne används för direktmarknadsföring eller marknadsförings- eller opinionsundersökningar. Ett sådant förbud kan ges till exempel genom att avlägsna sig från postningslistan enligt anvisningarna i marknadsföringsmeddelandet eller genom att lämna in en skriftlig begäran om detta till registrets kontaktperson.

Rätt att förbjuda profilering
Den registrerade har rätt att när som helst förbjuda att uppgifter om honom eller henne används för profilering. En skriftlig begäran gällande förbudet ska lämnas till registrets kontaktperson.

Rätt till dataportabilitet
När det gäller de uppgifter som den registrerade själv har lämnat till marknadsföringsregistret och som behandlas med stöd av den registrerades samtycke har den registrerade rätt att få dessa uppgifter i maskinläsbart format och att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. En skriftlig begäran om detta ska lämnas till registrets kontaktperson.

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet (dataombudsmannen) över missförhållanden i behandlingen av personuppgifter.

 

Utarbetad 23 maj 2018