Rekisterinpitäjä
Nimi: Oral Hammaslääkärit Oy
Y-tunnus: 2863321-3
Posti- ja käyntiosoite: Linnoitustie 6 B, 02600 Espoo
Puhelin: 010 400 3010 (vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Liisa Laine
Sähköposti: rekry@oral.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Sanna Elomaa
Sähköposti: tietosuojavastaava@oral.fi
Rekisterin nimi
Oral-konsernin terveydenhuollon ammattihenkilöiden sidosryhmärekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu Oralin oikeutettuun etuun (kuten esimerkiksi sidosryhmäsuhde tai muu asiallinen yhteys). Tietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:
- terveydenhuollon ammattihenkilöiden kontaktointi rekrytointitarkoituksessa
- Oralin ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden välinen sidosryhmäviestintä
- sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, ylläpito, hallinnointi ja kehittäminen
Rekisteröityjen ryhmät
Terveydenhuollon ammattihenkilöistä muodostuvaan sidosryhmään kuuluvat henkilöt (hammaslääkärit, suuhygienistit ja hammashoitajat).
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä:
- nimi
- titteli, ammattinimike, asema tai tehtävä yrityksessä
- työnantajan nimi
- yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- syntymävuosi
- rekisteröintinumero (JulkiTerhikki)
- terveydenhuollon ammattihenkilön ammattioikeus
- koulutus- ja työkokemustiedot
- terveydenhuollon ammattihenkilön soveltuvuuteen liittyvät muistiinpanot ja huomiot
- terveydenhuollon ammattihenkilön yhtiömuodossa harjoittamaan liiketoimintaan liittyvät taloudelliset tiedot (esimerkiksi tilinpäätökset)
- yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihto sekä muistiinpanot puheluista ja tapaamisista)
- sidosryhmäviestintää koskevat suostumukset ja kiellot
- mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse, tapaamisissa, rekrytointitapahtumissa, messuilla sekä muun yhteydenpidon yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä (kuten yritysten ja organisaatioiden verkkosivut¸ Alma Talent Tietopalvelut ja LinkedIn) sekä julkisista rekistereistä (kuten esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteri JulkiTerhikki). Henkilötietoja voidaan kerätä myös muilta henkilöiltä esimerkiksi rekrytointivinkkien ja kollegasuositteluiden avulla.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Oralin kanssa samaan konserniin kuuluvalle Sveitsissä sijaitsevalle yhtiölle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja saatetaan siirtää Sveitsissä sijaitsevalle konserniyhtiölle rekrytointien tai erilaisten yritysjärjestelyiden hyväksymistä varten. Henkilötietojen siirto Sveitsiin on lainmukaista Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella.
Muutoin henkilötietoja ei siirretä säännönmukaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Tietojen säilytysaika
Rekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Lähtökohtaisesti rekisterissä ei säilytetä tietoja henkilöistä, joihin Oral ei ole ollut yhteydessä kymmeneen vuoteen. Oral arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, minkä lisäksi Oral huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty Oralin sidosryhmärekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Oikaisupyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista muun muassa, jos hän kiistää itseään koskevien tietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Oral varmistaa tietojen paikkansapitävyyden tai todentaa käsittelyn oikeutetun perusteen olemassaolon. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta ja/tai vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Laatimispäivä 19.10.2022