Rekisterinpitäjä

Nimi: Oral Hammaslääkärit Oyj
Y-tunnus: 0967828-0
Posti- ja käyntiosoite: Tekniikantie 4 A, 02150 Espoo
Puhelin: 010 400 3010 (vaihde)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Sanna Elomaa
Sähköposti: tietosuojavastaava@oral.fi

Rekisterin nimi

Oral-konsernin sidosryhmä- ja yhteistyökumppanirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu Oralin oikeutettuun etuun (kuten sidos-ryhmäsuhde tai muu asiallinen yhteys) sekä Oralin ja yhteistyökumppanin väliseen sopimukseen. Tietojen käsittely voi perustua myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään seuraavia tarkoituksia varten:

• Oralin sekä sen sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden ja yhteistyökumppanien välinen viestintä
• sidosryhmä- ja yhteistyösuhteiden hoitaminen, ylläpito, hallinnoin-ti ja kehittäminen
• Oralin liiketoiminnan suunnitteleminen ja kehittäminen
• terveydenhuollon ammattihenkilöiden suorahaku rekrytointitarkoituksessa

Rekisteröityjen ryhmät

Sidosryhmiin kuuluvat henkilöt (kuten terveydenhuollon ammattihenkilöt) ja olemassa olevien sekä mahdollisten yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä:

• nimi
• titteli, ammattinimike, asema tai tehtävä yrityksessä
• työnantajan nimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• syntymävuosi
• rekisteröintinumero (JulkiTerhikki)
• terveydenhuollon ammattihenkilön ammattioikeus
• koulutus- ja työkokemustiedot
• liikevaihtotiedot
• yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esimerkiksi sähköpostit)
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöistä:

• nimi
• titteli, ammattinimike, asema tai tehtävä yrityksessä
• yrityksen nimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esimerkiksi sähköpostit)
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi puhelimitse, verkossa, tapaamisissa ja muun yhteydenpidon yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn työnantajalta tai ulkopuolisilta palveluntarjoajilta (kuten Alma Talent Tietopalvelut).

Lisäksi erityisesti suorahakua varten henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä kuten yritysten ja organisaatioiden verkkosivuilta ja julkisista rekistereistä (esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteri JulkiTerhikki).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa samaan konserniin kuuluville, Suomessa tai ulkomailla sijaitseville yhtiöille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Edellä sanotusta poiketen terveydenhuollon ammattihenkilöitä koskevia henkilötietoja saatetaan siirtää Sveitsissä sijaitsevalle konserniyhtiölle rekrytointien tai erilaisten yritysjärjestelyiden hyväksymistä varten. Henkilötietojen siirto Sveitsiin on lainmukaista Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Tietojen säilytysaika

Rekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Oral arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, minkä lisäksi Oral huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty Oralin sidosryhmä- ja yhteistyökumppanirekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Oikaisupyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista muun muassa, jos hän kiistää itseään koskevien tietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Oral varmistaa tietojen paikkansapitävyyden tai todentaa käsittelyn oikeutetun perusteen olemassaolon. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta ja/tai vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

 

Laadittu 15.2.2019